Antes de dar inicio con el análisis de la norma Control de calidad que describe los elementos de un Sistema de calidad aplicable a las firmas de contadores públicos que desempeñan auditorias y otros servicios relacionados buscaremos comprender la importancia de la documentación del mismo.
La Norma o NCC como le llamaremos, establece una serie de requerimientos los cuales deben ser interpretados como elementos de un sistema de control de calidad, esto es, debemos verlos como elementos interdependientes y no como una lista de requerimientos solicitados a la firma.
La NCC tiene el objetivo preciso de proporcionar seguridad razonable de que:
a) La firma y su personal cumplen con las normas profesionales y los requisitos regulatorios y legales.
b) Los informes emitidos por los socios responsables de los trabajos, son apropiados en las circunstancias.
La NCC no brinda una definición precisa de lo que son las normas profesionales, sin embargo debemos entender a estas como las normas de Información financiera, normas de auditoría, Código de ética, Código Fiscal de la Federación (Por lo que para interpretar correctamente la NCC y a manera de referencia, es necesario contar con los documentos mencionados).
Y cuando refiere a que los informes deben ser apropiados a las circunstancias, nos deja saber que los trabajos de auditoría, las evidencias y la documentación del trabajo (papeles de trabajo) deben contar con los elementos suficientes para respaldar el contenido del informe, lo que solo se logra a través de un proceso confiable y realizado de acuerdo a políticas y procedimientos establecidos por la firma.
Para el logro de estos objetivos, la NCC establece una serie de elementos y define los lineamientos que debe seguir la Firma en su interpretación y aplicación:
1. Responsabilidad de los líderes de la firma sobre el control de calidad en la misma.
2. Requisitos éticos relevantes.
3. Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos.
4. Recursos humanos.
5. Desempeño del trabajo.
6. Monitoreo.
Diagrama de la ubicación, objetivo y elementos de la NCC en una Firma de auditoría o servicios relacionados
Autoridad de la Norma de control de calidad (NCC)
Los elementos de la NCC son aplicables a todas las firmas de Contadores Públicos respecto de auditorías, revisiones de información financiera y servicios relacionados, sin embargo la naturaleza, complejidad y extensión de la documentación en que se plasmarán las políticas y procedimientos dependerá de los siguientes factores:
1. El tamaño de la firma;
2. Las características operativas de la Firma;
3. Si forma parte de una red de Firmas.
Esto nos indica que el tamaño de la firma, su operación y sus vínculos comerciales no son factor para omitir algún elemento de la NCC, pero si son factor para determinar que tan extensa y abundante será la documentación con la que va a operar su sistema de calidad y las evidencias del mismo.
El valor de la Documentación.
Todo sistema de calidad debe:
a) Documentarse; y
b) Comunicarse al personal.
Por lo que La Firma debeestablecer y comunicar una descripción de las políticas y procedimientos así como los objetivos que se pretenden lograr.
La documentación debe:
a) Proporcionar la consistencia de la acción, es decir asegurar que los servicios (auditorías) se lleven a cabo de forma consistente, estandarizada y con las características distintivas de la Firma, con el valor agregado que esta quiera proporcionar.
b) Asegurar la comprensión de cada acción, función o proceso a ser ejecutado, debe brindar elementos para capacitar al personal, para no limitar su criterio profesional y especificar los rangos en los que puede o no tomar decisiones, con el fin de que no afecte la calidad de los servicios.
c) Definir el objetivo pretendido para cada miembro de la Firma y evaluar que tanto se cumplió o no con lo esperado.
d) Servir de herramienta para alcanzar el resultado pretendido para cada compromiso, no limitar las potencialidades del personal y obstruir la operación.
Con este planteamiento es de vital importancia:
1. Interpretar adecuadamente cada requisito a implementar para su cumplimiento.
2. Analizar con qué elementos cuenta la Firma que puedan aportar evidencias para el cumplimiento de cada requisito.
3. Determinar (cuando sea necesario) que más se necesita hacer para el cumplimiento de cada requisito.
Diagrama de la metodología para la documentación de un sistema de control de calidad a la medida de la Firma.
A pesar de que la NCC cuenta con un apartado denominado material de referencia que dispone de guías y ejemplos de políticas y procedimientos, es muy precisa al establecer que este material no pretende imponer un juicio para las Firmas al momento de definir como cumplirá con cada requisito. El material de referencia resulta de utilidad para trabajos desarrollados para el sector gubernamental y para analizar ciertas recomendaciones para Firmas pequeñas, sin embargo al seguir la metodología descrita en el diagrama anterior podemos esperar un sistema de control de calidad diseñado a la medida de la firma, que trabaje para aportar mejores resultados, que brinde beneficios operativos y comerciales tangibles, en lugar de un sistema burocrático de documentos y evidencias.
Sin el propósito de sustituir términos y definiciones de connotación legal o reglamentaria, la NCC incluye un apartado de definiciones que brinda una descripción del significado de ciertos términos técnicos a que nos hace referencia la norma para la correcta interpretación de los elementos del sistema.
Dentro de los términos más relevantes están:
Documentación del trabajo. Es el registro del trabajo desempeñado, los resultados obtenidos y las conclusiones alcanzadas (papeles de trabajo).
Equipo de trabajo.Socio y personal profesional que desempeñe un trabajo en nombre de la firma, mediante el desarrollo de procedimientos. No incluye expertos contratados por la firma para apoyo en la realización del trabajo.
Firma.Profesionista independiente, sociedad, corporación u otra agrupación de Contadores Públicos, incluyendo red de firmas.
Inspección.Representa procedimientos diseñados para proporcionar evidencia del cumplimiento, por parte de los equipos de trabajo, con las políticas y procedimientos de control de calidad, una vez que el trabajo ha sido concluido.
Revisión de calidad.Proceso diseñado para que, antes de la fecha del informe, se efectúe una evaluación objetiva de los juicios significativos realizados por el equipo de trabajo y las conclusiones a que llegaron para formular el mismo.
Revisor de calidad.Es un socio, otra persona de la firma, una persona externa o un equipo formado por dichas personas, todos ellos con calificación adecuada, experiencia suficiente y autoridad apropiada para que, antes de emitir el informe, evalúe objetivamente los juicios significativos que haya hecho el equipo de trabajo y las conclusiones, con base en las cuales, prepararon el informe.
Socio responsable del trabajo.El socio u otra persona de la firma, quien es responsable del trabajo y su desempeño, del informe que se emita a nombre de la firma, y cuando se requiera, tiene autoridad apropiada ante un organismo profesional, legal o regulador.
Con los elementos descritos en el presente artículo, nos encontraremos en condiciones de interpretar adecuadamente cada requisito de la norma de control de calidad para los servicios de auditoría, los cuales analizaremos detalladamente en el siguiente artículo.
M.A. Roberto C. Bravo Rivero
SIS SISTEMA INTEGRAL DE SOLUCIONES DE CONSULTORÍA S.C.
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