En seguimiento al artículo anterior, nos daremos a la tarea de analizar algunos de los cuestionamientos relacionados con el tema de la calidad, los cuales han sido planteados por algunos escépticos en el tema.
¿Por qué los patrocinadores de los servicios de auditoría optarán por contratar a firmas de auditoría que certifiquen la calidad de sus servicios?
No es un secreto que cada vez mas organizaciones trabajan sobre ciertos modelos de sistemas de calidad, que dichos sistemas requieren de proveedores de servicios confiables de acuerdo a los estándares requeridos, es decir, se vuelven cada vez más exigentes con sus proveedores y más críticos al momento de exigir el cumplimiento con los compromisos por los que están pagando.
Es pues el sistema de control de calidad y su posterior certificación o acreditación, el sello distintivo de una firma para su evaluación por parte de los patrocinadores más exigentes del servicio de auditoría, sin olvidar que es una llave para competir con las grandes firmas por los clientes mas atractivos.
¿Realmente el control de calidad es aplicable a la práctica de auditoría?
Como se mencionó al inicio del capítulo, el servicio de auditoría, revisión de información financiera, trabajos para atestiguar y otros servicios relacionados, lleva implícita cierta complejidad derivada de la necesidad de conservar la confidencialidad y discreción sobre los trabajos y la importancia de sustentar objetivamente el contenido del informe. Ante lo cual se resalta la importancia de ejecutar los compromisos con estándares de calidad que permitan cumplir con estos objetivos.
El diseño e implantación de un sistema de control de calidad deberá tomar en cuenta las variables propias de la profesión y brindar políticas y procedimientos de tal manera pacticos, viables, comprensibles y concretos que aseguren su adopción y aplicación por parte de los involucrados. Esto solo es posible con la total participación del personal que ejecuta los trabajos y de los encargados de la supervisión, quienes deberán adoptar las prácticas requeridas por el sistema de control de calidad sin que representen una carga excesiva de trabajo con la sola justificación de cumplir con las políticas y procedimientos del sistema.
“El sistema de control de calidad deberá ser una herramienta que ayude a la firma a ejecutar los compromisos adquiridos, no un obstáculo burocrático que demande el cumplimiento de políticas y procedimientos definidos solo para cumplir con una norma”.
¿Por qué suponemos que la implantación de un sistema de control de calidad representa la puerta de entrada a la burocracia administrativa en la firma?
Antes de dar los primeros pasos para el establecimiento de un sistema de control de calidad para los servicios de auditoría, debemos partir de una premisa básica: “no hay sistema de calidad que justifique la documentación excesiva para lograr el cumplimiento del mismo”.
Una variable adicional es el buscar que cada elemento de la norma logre dar cumplimiento con el tratamiento técnico adecuado, es decir, buscar que la documentación con la que cuenta la firma sirva de base para documentar el sistema y solo adicionar la documentación necesaria.
En este escenario es recomendable analizar el tipo de documentos que se incluyen en un sistema de calidad y asociarlos a los documentos típicos que se utilizan en una firma de auditoría:
a) Manual de calidad: el documento que describe cada elemento del sistema; la auto declaración de conformidad requerida por la norma de control de calidad para firmas de auditoría o servicios relacionados tiene el mismo objetivo que el manual de calidad.
b) Políticas: Son postulados establecidos por la firma para un tema en específico, una política dicta la postura de la firma con relación a cada elemento del sistema de control de calidad.
c) Procedimientos: es la documentación de cada paso para el logro estandarizado de una actividad; un procedimiento puede ser utilizado para documentar los detalles de una política.
d) Formatos: Son los documentos necesarios para registrar las actividades descritas en los procedimientos y en las políticas, generalmente hay formatos en cualquier organización independientemente de que cuente o no con un sistema de calidad.
Esta documentación representa un esquema jerárquico con el fin de descargar en cascada el detalle en el cumplimiento de cada elemento del sistema de calidad. En un principio el manual de calidad describe como a la firma cubre con cada elemento, dicta políticas al respecto y ejecuta procedimientos para estandarizar y garantizar su ejecución, así mismo cuenta con los formatos y registros necesarios para contar con evidencia objetiva de su aplicación.
Pirámide documental de un Sistema de calidad
¿Es la calidad la respuesta al oportuno cumplimiento de los compromisos con los clientes?
Como ya hemos analizado, el sistema de calidad nos puede garantizar el cumplimiento con los compromisos adquiridos con nuestros clientes, lo que refleja calidad en los servicios de la firma, pero al contar con un sistema de calidad, ¿realmente, vamos a mejorar?, ¿vamos a entregar servicios de calidad?
La respuesta se encuentra en el total y absoluto compromiso de los niveles más altos de la firma para apoyar los esfuerzos de calidad desarrollados y procurar el adecuado reconocimiento a su personal. El éxito del sistema de calidad depende en mayor medida de la participación de la dirección de la firma.
Si de alguna forma no vemos mejora inmediata, si podremos saber de manera objetiva en qué y con quien estamos incumpliendo un compromiso y tendremos una metodología para solucionar estos problemas desde su origen…
En artículos siguientes nos daremos a la tarea de analizar la normatividad aplicable a las Firmas en materia de calidad.
M.A. Roberto C. Bravo Rivero
SIS SISTEMA INTEGRAL DE SOLUCIONES DE CONSULTORÍA S.C.
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