Ahora daremos paso al análisis de cada requerimiento de la Norma de control de calidad (NCC), comenzando por los requisitos relacionados con la responsabilidad de los líderes de la Firma sobre la calidad de los servicios ofrecidos. En cursiva se establecerá el requisito completo, tal cual está definido en el documento normativo (El numeral del inicio del párrafo corresponde también al establecido y se mantendrá para mayor referencia), para continuar con su respectivo análisis e interpretación, así como la forma de dar cumplimiento a cada uno de los requisitos por parte de la Firma.
Responsabilidad de los líderes sobre la calidad en la firma
19. La firma debe establecer políticas y procedimientos diseñados para promover una cultura interna que se base en el reconocimiento de que la calidad es esencial en el desempeño de los trabajos. Dichas políticas y procedimientos deben requerir que el líder ejecutivo de la firma (o equivalente) o, si fuere apropiado, la asamblea de socios o el consejo de administración (o equivalente), asuma la responsabilidad última del sistema de control de calidad de la firma.
En todo sistema de calidad es primordial el compromiso de la dirección, en caso de existir, los miembros de la organización asumirán la responsabilidad que les demanda el propio sistema, sin embargo cuando la dirección o el más alto nivel jerárquico no asumen este compromiso, no lo respetan, no se involucran, es poco viable el éxito del sistema.
El cumplimiento de este requisito es total responsabilidad de:
a) La dirección;
b) El consejo de administración;
c) La gerencia;
d) El máximo nivel jerárquico de la firma, cualquiera que sea su denominación.
Y la evidencia de su cumplimiento se puede reflejar de distintas formas:
1. Acciones encaminadas a promover la cultura de la calidad dentro de la firma y hacia el exterior:
ü Difusión de la política de calidad.
ü Minutas de reuniones para el desarrollo de programas y calendarios de capacitación.
ü Registros de inducción al personal de nuevo ingreso en donde se comunica la importancia de cumplir con las políticas y procedimientos del sistema de control de calidad.
ü Evidencias de reuniones con los miembros de la firma para dar a conocer los compromisos adquiridos y la importancia de su cumplimiento.
ü Capacitación a los responsables técnicos y supervisores con relación a los requisitos éticos relevantes, las normas profesionales así como sobre la los requisitos regulatorios y legales.
2. Comunicados al interior de la firma:
ü Comunicados que reconozcan a la calidad como eje en la estrategia de negocios de la firma.
ü Publicaciones relacionadas con el compromiso de calidad la firma con sus clientes y auditados.
ü Comunicados de logros y esfuerzos relacionados con la calidad de los servicios.
ü Correos electrónicos que den a conocer al personal la importancia de cumplir los compromisos adquiridos.
ü Comunicar la importancia de cumplir con las fechas acordadas con los clientes para la entrega de informes previos y finales.
ü Invitaciones a participar en el Sistema de Control de Calidad.
3. Cualquier acción ideada por la firma para difundir la cultura de la calidad.
Estas acciones y comunicados deben ser prácticos y frecuentes, no basta con emitir una publicación o llevar a cabo una reunión que enfatice la importancia de la calidad y dejar de hacerlo hasta la conclusión de los compromisos con los clientes o al cierre del año. Se requiere constancia, lo que se busca es fomentar una cultura.
En este caso es relevante que se registren estas acciones, es muy común que se realicen este tipo de eventos y comunicados, sin embargo, no es muy común que se conserve evidencia de los mismos, cualquier documento, fotografía, correo electrónico, publicación, minuta, etc. Es evidencia de la difusión de la cultura de calidad en la firma, por lo que la dirección puede contar con una carpeta de registros con estas evidencias para facilitar el cumplimiento de este requisito.
20. Dichas políticas y procedimientos deben también referirse a la evaluación del desempeño, compensación y promoción del personal (incluyendo sistemas de incentivos), con objeto de demostrar el compromiso primordial de la firma hacia la calidad.
Este párrafo enfatiza algunas acciones para propiciar una cultura de calidad, estas acciones van encaminadas a la evaluación y compensación del personal.
21. La firma debe asignar la responsabilidad de administración del negocio, de tal forma que los aspectos comerciales no predominen sobre la calidad del trabajo desempeñado.
Se da por entendido que la mayoría de las firmas son administradas por el grupo de socios o en su defecto por alguien dejado a cargo (gerente, director, etc.). Sin importar quien se encargue de la administración de la firma, debe tener como prioridad la calidad en los trabajos, por lo que los aspectos comerciales no deberán ser prioridad cuando afecten los trabajos. Aspectos que pudieran afectar esta premisa son:
· Costos más bajos propuestos por los clientes en detrimento de las horas destinadas a los trabajos
· Pagos por encima de la cotización en beneficio de entregas de trabajos con prontitud de tiempo
· Firma de un número de compromisos superior al que puede atender el responsable de los trabajos o con el mismo número de personas operativas para atenderlos.
· Cotizaciones abajo del promedio del mercado, sacrificando horas de trabajo operativo, de supervisión o revisión.
· Pagos superiores a la cotización en beneficio de ocultar información relevante en el informe.
· Aceptación de incluir la asesoría como parte de la cotización.
Con el fin de evitar este tipo de acciones o de incurrir en omisiones que afecten la calidad de los trabajos, la NCC considera procedimientos para la aceptación de trabajos específicos, la documentación de los procedimientos para el desempeño del trabajo, las revisiones de calidad y la aplicación de requisitos éticos relevantes, los cuales establecen criterios para disminuir la posibilidad de que este tipo de acciones ocurran, sin embargo la intención de este requisito es que la administración de la firma lo tenga presente y lo haga política de la firma. La calidad por encima de los aspectos comerciales. En defensa de esta premisa esta el dejar en claro que los trabajos con calidad pueden brindar oportunidades de negocio más rentables sin sacrificar la calidad del trabajo.
En posteriores publicaciones daremos continuidad al análisis de los requisitos establecidos para un sistema de control de calidad en firmas de auditoría y servicios relacionados.
M.A. Roberto C. Bravo Rivero
SIS SISTEMA INTEGRAL DE SOLUCIONES DE CONSULTORÍA S.C.
Firma miembro de SANTA FE ASSOCIATES
Tels.: 52 771 7195812 y 52 7711334845
Movil: 52 7711993106
Deje su comentario